Der Zugriff erfolgt weltweit über das Web-Frontend direkt vom firmeneigenen Netz (sofern noch vorhanden) oder über Mobilgeräte. Der gesamte E-Mail-Verkehr wird für einen späteren Reroll gespeichert. Um eine Kompromittierung des Backup-Systems zu vermeiden, läuft es auf einem eigenständigen, isolierten Cluster im Rechenzentrum der CENTAUR GmbH. Auf die Accountdaten wird nur lesend und verschlüsselt zugegriffen, die Datensicherung wird kundenspezifisch eingerichtet.
Somit ist das System immer aktuell: die Zugriffsberechtigungen sind unabhängig von den Stammdaten, dies ermöglicht das freie Erstellen von Passwörtern und Zugängen.
Das Ersatzsystem kann allerdings auch permanent ausgelegt werden: Es ist dauerhaft verfügbar und redundant aufgebaut. Dies bietet die Möglichkeit, die Ziel-IP-Adresse im Ernstfall direkt auf das Backup-System zu schwenken, es muss auf keine DNS-Änderung gewartet werden. Alternativ: Das Ersatzsystem kann allerdings auch permanent angelegt werden und alle Anforderungen an eine professionelle Kommunikationsstruktur erfüllen.